Dofinansowanie wypoczynku pracowników i ich dzieci to jeden z najczęstszych sposobów wydatkowania środków z zakładowych funduszy świadczeń socjalnych tworzonych przez pracodawców zatrudniających większą ilość pracowników. Najczęściej jest to po prostu dofinansowanie dla konkretnego pracownika ale w dużych zakładach gdy uprawnionych z funduszu są setki a nawet tysiące pracowników, zdarza się że fundusz przeznaczany jest na organizację dedykowanych imprez dla tych pracowników lub ich dzieci. Fundusz nie będąc organizatorem turystyki nie może samodzielnie takich wakacji zorganizować dlatego konieczna jest współpraca z biurem podróży i na tej płaszczyźnie niejednokrotnie pojawiają się problemy prawne w jaki sposób zgodnie z przepisami sformułować zapisy umowne, zrealizować imprezę i rozliczyć przekazane środki.

Co to jest ZFŚS?

Zaczynając od samego początku trzeba wyjaśnić, że zakładowy fundusz świadczeń socjalnych czyli tzw. ZFŚS muszą utworzyć pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników, a w pewnych przypadkach również zatrudniający co najmniej 20, o ile z wnioskiem o utworzenia Funduszu wystąpi zakładowa organizacja związkowa.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Wysokość odpisu podstawowego na jednego zatrudnionego wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim, a w zależności od tego jak dużo dany pracodawca zatrudnia pracowników, tym większe środki gromadzone są w tym funduszu.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest tworzony przez pracodawcę, a środki zgromadzone w Funduszu są przeznaczone na finansowanie działalności socjalnej prowadzonej na rzecz pracowników i ich rodziny, emerytów i rencistów (czyli byłych pracowników) i ich rodziny, a także innych osób wskazanych przez pracodawcę.

Środki zgromadzone przez Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych służą finansowaniu ściśle określonych rodzajów działalności socjalnej. Są to wypoczynek (na przykład dofinansowanie do urlopu), działalność kulturalno-oświatowa, działalność sportowo-rekreacyjna, itp.

Szczegółowe zasady i warunki korzystania ze świadczeń socjalnych, rodzaje działalności socjalnej oraz katalog osób uprawnionych są określane w regulaminie wewnętrznym. Pracodawca uzgadnia regulamin z zakładową organizacją związkową, a jeśli takiej organizacji nie ma – z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Kto decyduje o przeznaczeniu środków?

Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych administruje pracodawca, a środki Funduszu niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny. Środki Funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym i mogą być wydatkowane wyłącznie na ściśle określone cele socjalne.

Sposób podejmowania decyzji o przeznaczeniu środków zawsze opisany jest indywidualnie w regulaminie danego pracodawcy niemniej najczęściej odbywa się to w ten sposób, że pracodawca powołuje Komisję Socjalną, do której pracownicy składają wnioski o dofinansowanie konkretnych rodzajów działalności. W większych zakładach pracy, komisja socjalna sama aktywnie przygotowuje propozycje wydatkowania środków z funduszu, np. przez organizację imprez integracyjnych.

Ostatecznie jednak zawsze decyduje pracodawca albowiem komisja socjalna jest tylko ciałem doradczym i wszelkie ostateczne decyzje należą do zarządu (w przypadku spółek kapitałowych) lub dyrekcji (w przypadku instytucji publicznych).

Kto reprezentuje fundusz?

Fundusz świadczeń socjalnych jest częścią zakładu pracy, nie posiada oddzielnej osobowości prawnej mimo że posiada wydzielony rachunek. Fundusz jest zatem integralną częścią zakładu pracy i jest reprezentowany przez pracodawcę.

Niezależnie od tego jaka forma współpracy zostanie zastosowana (o czym w dalszej części) to stroną umowy będzie zakład pracy w którym został powołany dany fundusz i reprezentacja powinna być zgodna z obowiązującym aktem założycielskim. Jest to bardzo istotne bo od tego zależy ważność zawartej umowy.

Przykładem złego sposobu reprezentacji jest zawarcie umowy pomiędzy biurem podróży a „zakładowym funduszem świadczeń socjalnych”, który reprezentuje np. przewodniczący komisji socjalnej. Taka umowa będzie nieważna ponieważ fundusz jako taki nie ma zdolności prawnej. Umowa powinna być zawarta z zakładem pracy reprezentowanym przez zarząd, dyrekcję lub kierownika jednostki w zależności czy jest to spółka kapitałowa, instytucja publiczna czy inna jednostka np. gmina.

Jeżeli strona umowy jest wskazana poprawnie, to nie ma przeszkód aby reprezentował ją ktoś inny (kierownik HR lub członek komisji) ale tylko i wyłącznie na podstawie ważnego pełnomocnictwa wystawionego przez jedną z wymienionych wyżej osób. Zawarcie umowy w sposób wadliwy może mieć tą konsekwencję, że biuro podróży nie będzie mogło skutecznie domagać się wypłaty umówionych środków albowiem nie można pozwać samego funduszu świadczeń socjalnych, zaś gdyby w takiej sytuacji skierować powództwo przeciw pracodawcy, z dużym prawdopodobieństwem zostanie ono oddalone z uwagi na brak umowy z pracodawcą.

Jakie są warianty współpracy z biurem podróży?

Najczęściej finansowanie imprez turystycznych przez ZFŚS odbywa się z pominięciem bezpośrednich kontaktów zakładu pracy i organizatora. Pracownik wykupuje imprezę turystyczną dla siebie lub np. dla swojego dziecka i zwraca się do funduszu o refundację przedstawiając fakturę. Zdarza się, że fundusz wymaga dodatkowego zaświadczenia wystawionego przez biuro podróży i na tym sprawa się kończy. Jest to wariant najprostszy i najczęściej spotykany przy mniejszych zakładach pracy.

W przypadku większych pracodawców zakładowy fundusz mając wiedzę o konkretnej ilości zainteresowanych wakacjami pracowników może wystąpić do organizatora o zawarcie umowy, która zapewni preferencyjne ceny dla pracowników zakładu i przede wszystkim zapewni dostępność miejsc w czasie wymaganym dla dokonania rezerwacji i wypłaty środków. W takim przypadku najlepszym rozwiązaniem jest podpisanie umowy z zakładem pracy której przedmiotem jest rezerwacja miejsc i dofinansowanie wypoczynku pracowników, w której określa się ilości i ceny, a na tej podstawie pracownicy zakładu zawierają już indywidualne umowy z organizatorem na warunkach określonych w porozumieniu z zakładem. W takim przypadku zakład pracy z funduszu wypłaca odpowiednią część imprezy turystycznej jako dofinansowanie, a pozostałą zapłatę uiszcza pracownik. Jest to zdecydowanie rekomendowany model współpracy.

Zdarza się jednak tak, że zakład pracy chce zrealizować indywidualną imprezę przeznaczoną tylko dla jego pracowników i sfinansować ją w całości. W takim przypadku umowa o organizację powinna być zawarta tylko i wyłącznie z zakładem pracy i kwestia tego w jaki sposób jest to finansowane, czy z funduszu czy z innych środków pracodawcy, nie ma dla organizator a znaczenia. Zapłata jest wypłacana przez pracodawcę w całości i od jego wewnętrznych decyzji będzie zależało jak wskazana płatność rozliczyć, biuro podroży tym wariancie fakturuje całość należności na zakład pracy.

Podsumowanie

Poszukiwanie klientów wśród zakładów pracy zatrudniających dużą liczbę pracowników jest bardzo dobrym sposobem na zwiększenie puli klientów zwłaszcza, że każdy z tych dużych pracodawców ma obowiązek odkładać co roku określone kwoty na fundusz, z którego mogą być finansowane wakacje dla pracowników i ich rodzin. Przy podejmowaniu takiej współpracy trzeba pracodawcy zaproponować jeden z wymienionych w artykule wariantów i koniecznie pamiętać, żeby zawrzeć umowę nie z funduszem, jak to się często zdarza, a z samym pracodawcą, który jako jedyny ma zdolność prawną do jej podpisania.

autor: radca prawny Krzysztof Wilk – prawo turystyczne

Tekst opublikowany został w miesięczniku branży turystycznej Wiadomości Turystyczne.

Obrazek posiada pusty atrybut alt; plik o nazwie WT_logo_globus-806x1024.jpg