Od kilku tygodniu prezentujemy na łamach naszego serwisu wywiady z ekspertem ds. RODO, w których prezentujemy odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania branży turystycznej o ochronę danych osobowych. Dziś dowiecie się czy zakup „suchych” wzorów ma sens, ile może potrwać wdrożenie RODO z prawdziwego zdarzenia i czy możemy uniknąć szerzącej się papierologi.

Pakiet RODO w biurze podróży – oferta

W internecie można znaleźć sporo ofert „wzorów dokumentów rodo”, czy zakup takiego pakietu jest dobrym rozwiązaniem dla właściciela biura podróży?

Dokumenty są niezbędne, ale same dokumenty ani nie chronią ani nie „obronią” w razie tzw. incydentu i kontroli z Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Dokumenty są bowiem końcowym etapem wdrożenia; powinny być dowodem posiadanej niezbędnej wiedzy o ochronie danych osobowych oraz zastosowanych procedurach.

Ile może potrwać takie wdrożenie w małym biurze podróży, które zatrudnia 2-3 pracowników i obsługuje rocznie 1-2 tyś klientów?

To zależy – jak mawiają prawnicy. Zależy mianowicie od tego kto wdraża. Jeżeli profesjonalny podmiot, który dostarczy odpowiedniej wiedzy w postaci zarówno szkoleń dla pracowników i właścicieli (to właśnie właściciel jest wg. RODO Administratorem Danych Osobowych przetwarzanych w biurze podróży), jak i niezbędnych procedur oraz dokumentacji. Przy tej skali – 1-2 tygodnie całkiem wystarczą.

Czy wdrożenie rodo wiąże się z nieuniknioną „papierologią”? Czy proces wykonywania obowiązków informacyjnych i odbierania „zgód” można zelektronizować i czy są w tym obszarze jakieś ograniczenia?

Cóż, „papierologii” się nie uniknie, ale można ją znacząco zminimalizować. I to właśnie fachowo przeprowadzone wdrożenie m.in. minimalizuje niezbędną „papierologię” – np. nie gromadzimy zgód w przypadkach, kiedy przetwarzamy dane osobowe zgodnie z inną podstawą prawną niż zgoda; podobnie jak redukujemy papier wykorzystując odpowiednie funkcjonalności posiadanej przez biuro strony internetowej (np. właśnie wykonując obowiązek informacyjny).

Generalnie – profesjonalne wdrożenie minimalizuje ilość biurokracji przy zapewnieniu optymalnych efektów w postaci pewności, że „w razie czego” będziemy mogli wykazać, iż dołożyliśmy należytej staranności w sprawie RODO.

Jak założyć własne biuro podróży – poradnik