Działalność biura podróży, jak każda działalność gospodarcza, wiąże się z koniecznością sporządzania i przechowywania znacznej ilości dokumentacji poczynając od spraw księgowych, poprzez dokumentację pracowniczą, a na umowach z klientami i kontrahentami kończąc. Gdy ilość „papierów” zaczyna przytłaczać, przedsiębiorcy zaczynają rozważać mozliwość zniszczenia części ze starych dokumentów lub ich digitalizację. Powstaje wtedy pytanie przez jaki okres i w jakiej formie przedsiębiorca powinien archiwizować swoje dokumenty. Odpowiedź jest zależna przede wszystkim od tego czego dotyczą przedmiotowe akta.

Dokumentacja pracownicza

W przypadku dokumentacji pracowniczej, zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu Pracy, pracodawcy są zobowiązani przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

W odniesieniu do formy i sposobu przechowywania dokumentacji pracowniczej istotne znaczenia ma Art.  9411, który stanowi że „dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej.”

Niezależnie od powyższego obowiązku zgodnie z art. 125a ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych pracodawca może być zobowiązany do dłuższego przechowywania niektórych z dokumentów obejmujących dokumentację pracowniczą. Płatnik składek bowiem jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika lub przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek, w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego u danego płatnika składek do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r.

Kluczowe jest zatem w jakiej dacie nastąpiło nawiązanie stosunku pracy. Dokumentacja pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku nie wymaga bowiem już tak długiego okresu przechowywania.

Dokumentacja podatkowa

W przypadku dokumentów księgowych takich jak faktury i rachunki potwierdzające sprzedaż i poniesienie kosztów prowadzonej działalności gospodarczej przepisy prawa nakazują przechowywać takie dokumenty przez okres 5 lat licząc od końca roku obrotowego co oznacza, że usuniecie dokumentów z archiwum lub ich utylizacja jest co do zasady dozwolona zawsze po upływie 6 lat. Ważny jest nie tylko czas przechowywania dokumentów ale i sposób w jaki to jest robione. Należy pamiętać, że w przypadku kontroli organów podatkowych dokumenty te maja potwierdzić np. wysokość i zasadność poniesionych kosztów i prawidłowość dokonanych odliczeń dlatego ich magazynowanie wymaga zabezpieczenia dokumentacji zarówno pod względem fizycznym (np. przed zamoknięciem) jak i pod względem merytorycznym aby po kilku latach możliwe było odtworzenie i wykazanie prawidłowych działań przedsiębiorcy. W niczym nie pomoże samo posiadanie dokumentacji, jeżeli w przypadku kontroli na jej podstawie przedsiębiorca nie będzie w stanie wykazać prawidłowości swoich działań.

Archiwizacja umów z klientami

O ile w przypadku dokumentów księgowych i dokumentacji pracowniczej wymogi dotyczące okresu ich przechowywania zostały określone w przepisach, inaczej jest z kwestią archiwizowania umów zawartych z klientami.

Ustawa o imprezach turystycznych stanowi, że w chwili zawarcia umowy o udział w imprezie turystycznej lub niezwłocznie po jej zawarciu organizator turystyki lub agent turystyczny udostępnia podróżnemu na trwałym nośniku kopię tej umowy lub potwierdzenie jej zawarcia. Przez trwały nośnik należy rozumieć „materiał lub narzędzie umożliwiające podróżnemu lub przedsiębiorcy turystycznemu przechowywanie informacji kierowanych osobiście do niego, w sposób umożliwiający dostęp do informacji w przyszłości przez czas odpowiedni do celów, jakim te informacje służą, i które pozwalają na odtworzenie przechowywanych informacji w niezmienionej postaci”.

Jak widać nie ma tu mowy o farmie pisemnej, może to być umowa „papierowa” ale może być również postać elektroniczna. Co do okresu przechowywania ustawa też nie wprowadza wymogów. Trwały nośnik ma umożliwiać przechowywanie informacji ale to nie oznacza, że taki obowiązek jest na pbiuro podróży nałożony bowiem przechowywanie umów z klientami leży przede wszystkim w interesie organizatora i wydaje się, że słusznym byłoby powiązanie okresu archiwizacji z okresem przedawnienia roszczeń klientów. Warto zwrócić uwagę, że brak reklamacji klienta po imprezie turystycznej nie oznacza, iż jego roszczenia wygasają. Klient, bez złożenia reklamacji, może w późniejszym okresie skierować sprawę na drogę sądową. Właściwe wydaje się zatem dla całkowitego bezpieczeństwa, przechowywanie przez okres 3-letni umowy z klientami wraz z wszystkimi załącznikami takimi jak warunki uczestnictwa czy opis programu stanowiący treść zobowiązania organizatora.

Przechowywanie dokumentacji a RODO

Omawiając minimalny czas przechowywania i archiwizacji poszczególnych rodzajów dokumentów nie można zapomnieć o aspektach dotyczących ochrony danych osobowych, która niejednokrotnie będzie wyznaczała również maksymalny czas takiego przechowywania dokumentów. Jeżeli dokumentacja zawiera dane osobowe, a w przypadku rachunków księgowych, umów czy dokumentacji pracowniczej najczęściej tak będzie, ich legalne przetwarzanie (a zatem również przechowywanie) wymaga posiadania podstawy prawnej (wymóg zgodności z prawem przetwarzania). Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Rozporządzenie RODO) wymaga przetwarzania danych zgodnie z prawem, a wskazane w niniejszym artykule okresy są dla poszczególnych dokumentów również przedziałem czasowym, w których przetwarzanie danych jest uzasadnione prawnie. Nie ma bowiem żadnych podstaw do przechowywania np. umowy zawierającej dane osobowe klienta po zakończeniu świadczenia usług i upływie okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń. A zatem okresy maksymalne przechowywania danych osobowych na umowach z klientami to 3 lata, dokumentach księgowych to 6 lat, a dokumentacji pracowniczej to 10 lub 50 lat w zależności czego dotyczą i kiedy została zawarta umowa.

Podsumowanie

Jak zaznaczono już na początku artykułu, okres przechowywania dokumentów zależny jest od tego czego one faktycznie dotyczą. Umowy z klientami mogą zostać zniszczone już po 3 latach, w przypadku faktur i innych dokumentów księgowych najczęściej będzie to lat 6. W odniesieniu do dokumentacji pracowniczej przechowywanie będzie konieczne przez 10 lub nawet 50 lat w zależności od tego których konkretnie dokumentów pracowniczych to dotyczy oraz daty nawiązania stosunku pracy.

autor: radca prawny Krzysztof Wilk – prawo turystyczne

Tekst opublikowany został w miesięczniku branży turystycznej Wiadomości Turystyczne.

Obrazek posiada pusty atrybut alt; plik o nazwie WT_logo_globus-806x1024.jpg